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Veranstaltung eintragen

• Links oben auf das grüne Plus klicken.
• Hier kann entschieden werden, ob es sich um eine Nebenveranstaltung handelt.
  • Beispiel Nebenveranstaltung: Der Bezirk erstellt eine öffentliche Hauptveranstaltung für die Bezirkstagung und alle teilnehmenden Feuerwehren "hängen" sich sozusagen an diese Veranstaltung an.
  • Handelt es sich um eine Nebenveranstaltung, den Punkt Ja auswählen.
• Bei Hauptveranstaltung auf die drei Punkte klicken, und die gewünschte Veranstaltung suchen.
• Ist es keine Nebenveranstaltung, so muss noch ein Fachbereich bzw. eine Veranstaltungs - Vorlage ausgewählt werden.
• Durch klick auf fortfahren werden die Stammdaten der Veranstaltung geöffnet.
• In den Stammdaten werden die genauen Daten zur Veranstaltung angegeben.
  • Veranstaltung von - bis: Datum mit Uhrzeit
  • Bezeichnung: genauer Name der Veranstaltung
  • Ort: wo genau findet die Veranstaltung statt
  • Inhalt: worum geht es in der Veranstaltung
  • Status: geplant, aktiv, abgesagt, durchgeführt,...
  • Typ: um welchen Typ handelt es sich bei der Veranstaltung
  • Zusätzliche Teilnehmer: hier kann die Anzahl Feuerwehrfremder Teilnehmer eingegeben werden.
  • Öffentliche Hauptveranstaltung: bei Ja ist die Veranstaltung für andere Feuerwehren sichtbar und kann beim Erstellen einer Veranstaltung als Hauptveranstaltung ausgewählt werden.
  • Jahresplanung Veranstaltung: Mittels diesen Punkt, können Veranstaltungen sozusagen für die Jahresplanung "markiert" werden. Im Anschluss, wäre es möglich, in der Veranstaltungsliste, einen Export der Jahresplanung zu erstellen.
  • Anmeldung: Sollen sich andere Personen (entweder der eigenen Dienstelle, oder alle in OÖ) selbstständig anmelden können?
  • Hauptveranstaltung: Wurde die Veranstaltung als Nebenveranstaltung konfiguriert, wird hier die Hauptveranstaltung angezeigt. Es kann jederzeit eine Hauptveranstaltung ausgewählt werden.
  • Bearbeitungs-Status: Nach dem Ende der Veranstaltung ist der Status auf abgeschlossen zu setzen.
  • Mit klick auf speichern werden die weiteren Reiter angezeigt und die Veranstaltung angelegt.
• Teilnehmer
  • Durch Klick auf Personal hinzufügen können die Feuerwehrmitglieder ausgewählt und hinzugefügt werden.
  • Nach Auswahl der Mitglieder kann deren Funktion ausgewählt werden. Zum Beispiel kann hier der Übungsleiter bzw. ein Kraftfahrer oder Atemschutzträger hinterlegt werden.

  • Wird die Funktion Atemschutzträger bzw. Taucher ausgewählt und ebenfalls eine Atemschutzzeit eingetragen, werden die Leistungen im Überprüfungs-System angezeigt. Dies ist ebenfalls mit der Funktion Kraftfahrer möglich.

• Die Registerkarte Zusammenarbeit wird nur dann sichtbar, wenn es sich bei der Veranstaltung um eine Öffentliche Hauptveranstaltung (siehe Oben) handelt.
  • In diesem Reiter werden alle Nebenveranstaltungen sichtbar, die mit dieser Hauptveranstaltung verknüpft sind.
• Material
  • Wird für die Veranstaltung ein Fahrzeug bzw. ein Gerät benötigt, kann dieses, sofern im syBOS hinterlegt, ausgewählt werden.
  • Durch Klick auf Material hinzufügen bekommt man eine Übersicht, über die diversesten Materialien.
• Dokumente/Bilder
  • Werden für die Veranstaltung gewisse Dokumente benötigt, können diese durch Klick auf Dokument hinzufügen im Reiter Dokumente hochgeladen werden.
  • Genauso können Bilder die von der Veranstaltung gemacht wurden, hier hochgeladen werden.
• Vorlage ändern
  • Wurde eine falsche Vorlage verwendet, kann diese relativ leicht geändert werden.
  • In der Veranstaltung bzw. in der Übersicht auf Funktion wählen klicken.
  • Vorlage ändern auswählen.
    • Hier kann jetzt ein anderer Fachbereich sowie eine andere Vorlage ausgewählt werden.
    • Mit ändern fertigstellen.

Veranstaltungseinladung erstellen

• Ist z.B. eine Kommandositzung geplant, und diese wurde bereits vorab im syBOS angelegt, so kann über das System eine PDF-Einladung zu dieser Veranstaltung erstellt und abgespeichert werden.
• Das Template für die Einladung berücksichtigt neben Standardfeldern wie Bezeichnung, Datum, Ort etc. die Felder Inhalt und Bemerkung.

Einladung drucken

• Die gewünschte Veranstaltung öffnen.
• Über Funktion wählen → Ausdruck einsteigen.
• Hier kann zwischen zwei Vorlagen gewählt werden.
  • Veranstaltungseinladung - beinhaltet alle wichtigen Daten dieser Veranstaltung (siehe Screenshot rechts).
  • Veranstaltungseinladung Teilnehmer - Sind in der Veranstaltung ebenfalls die Teilnehmer hinterlegt, welche zur Veranstaltung eingeladen sind, so wird beim Druck dieser Einladung Name und Anschrift der Teilnehmer aufgedruckt.
    • Wählt man letztere Einladung aus, werden nochmals alle Teilnehmer aufgelistet. Hier kann somit nochmals selektiert werden, wer ein Einladung erhält.
  • Mit fortfahren die Einladung erstellen und abspeichern.

Veranstaltungen exportieren

Veranstaltungsstatistik erstellen

• Zum Erstellen einer Statistik links oben auf Funktion wählen klicken.
• Statistik auswählen
• Es öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem diverse Werte angepasst werden können (siehe Bild rechts).
• Mit fortfahren die Statistik erstellen.
• Anschließend wird ein PDF Dokument generiert.

 Veranstaltungsexport erstellen

• Es können alle Veranstaltungen exportiert werden. Ebenfalls ist es hier möglich, den Export nach der Listen Art Veranstaltung bzw. Teilnahmen zu erstellen.
  • Listen Art: Veranstaltungen - Es werden alle Veranstaltungen exportiert.
  • Listen Art: Teilnahmen - Es wird ein Liste generiert, in der angezeigt wird, welche Mitglieder bei der Übung teilgenommen haben. Im Vergleich zur Listen Art Veranstaltungen, wird dort nur die Anzahl der Teilnehmer angezeigt.
• Zum Erstellen einer Statistik links oben auf Funktion wählen klicken.
• Export auswählen
• Es öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem noch diverse Einstellungen angepasst werden können. Zum Beispiel kann hier auf Übungen, Schulungen etc. gefiltert werden.
• Mit fortfahren den Export erstellen.
• Anschließend wird ein Excel Dokument generiert.