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Konfiguration des Benachrichtigungssystemes

Damit Mitglieder Informationen erhalten können, muss das Benachrichtigungssystem erstmalig für die Dienststelle eingerichtet werden.
Für einige Funktionen wird das Modul Kalender benötigt, welches nach einer ausführlichen Testphase ebenfalls ausgerollt wird.
Die Konfiguration der Benachrichtigungen sind unter "Personal" -> "Benachrichtigung" zu finden.
Eine neue Benachrichtigung kann man mit dem "grünen Plus" Symbol erstellen.
Im nächsten Schritt kann man sich dann für eine Benachrichtigungskategorie entscheiden.

Stammdaten 1

Im Reiter Stammdaten 1 werden grundlegende Funktionen für die Benachrichtigung eingestellt.

Bezeichnung > Bennenung der Benachrichtigung
Kanal > Auswahlmöglichkeit auf welchem Weg die Benachrichtigung verschickt wird. (E-Mail und/oder App Push-Nachricht)
Dienststelle > Eigene Dienststelle
Filter-Dienststelle > Eigene Dienststelle
Dienststellen hierarchisch > Bezieht sich auf die "Filter-Dienststelle". Bei "Ja" werden auch alle Dienststellen hierarchisch unterhalbt der Filter-Dienststelle miteinbezogen.

Stammdaten 2

Bei den Stammdaten 2 können für die Benachrichtigungs-Kategorie spezifische Einstellungen und Filteroptionen definiert werden.

Versand-Einstellungen

Intverall > täglich, wöchentlich, monatlich
- Wenn Täglich wird die Benachrichtigung täglich gesendet.
- Wenn Wöchentlich erscheint eine zusätzliche Box um den Wochentag zu definieren.
- Wenn Monatlich erscheint eine zusätzliche Box um den Tag zu definieren.
Uhrzeit > Beliebige Uhrzeit eintragen. (Der Abonennt hat die Möglichkeit selbst eine Uhrzeit zu definieren)

E-Mail-Einstellungen

Wird der Kanal "E-Mail" verwendet so muss auch ein Template hinterlegt werden.

Template > Das ausgewählte Template wird für die Generierung des Mails herangezogen. (siehe Screenshot)
E-Mail-Text > Text wird an das Ende des generierten Mails gehängt.
pdf-Anhang > PDF wird generiert und an das Mail angehängt.

Termin-Einstellungen

Die Termin-Einstellungen können in Bezug auf die gewählte Benachrichtigungsart variieren. (siehe die erweiterten Erklärungen der einzelnen Benachrichtigungen)

Auswahl der berechtigten Empfänger

Im Reiter Empfänger kann der Personenkreis definiert werden. Diese Berechtigung ermöglicht dann im nächsten Schritt, dass eine Benachrichtigung abonniert werden kann.
Dabei gibt es insgesamt drei Möglichkeiten Empfänger hinzuzufügen:

Adressen hinzufügen > Es können alle im Adressbuch vorhandenen Personen hinzugefügt werden.
Personal hinzufügen > Es können die Mitglieder der ausgewählten/eigenen Dienststelle hinzugefügt werden.
Gruppe hinzufügen > Die Berechtigung für die Benachrichtigung kann auch mit einer Gruppe verknüpft werden (z.B. nach einer Mitgliedschaft, Funktion, Gruppe etc.)

Abonnieren einer Benachrichtigung

Eine Benachrichtigung kann auf zwei verschiedene Arten abonniert werden.

Variante eins ist das Abonnieren direkt im Reiter Abonennten. Dazu wird mit dem Button "Abo hinzufügen" eine oder mehrere Personen aus dem im vorherigen Schritt definierten Empfängerkreis ausgewählt.
Variante zwei ist durch den berechtigten Empfänger selbst durchzuführen. Dazu müssen die Benutzereinstellungen geöffnet werden.
- Diese können über "Portal" -> "Einstellungen" -> Reiter "Benachrichtigung-Abo" eingestellt werden.
Bei dem Abonnieren einer Benachrichtigung kann vom Abonnent noch einmal ausgewählt werden über welchen Kanal und in welchem Zeitraum die Benachrichtigung erhalten werden soll.

Erweiterte Erklärung zu den Benachrichtigungsarten

Material - Überprüfung Erinnerung

Diese Benachrichtigungsart kann verwendet werden um rechtzeitig über anstehende Instandhaltungstätigkeiten informiert zu werden.

Termin-Einstellungen (Konfiguration Benachrichtigung)

Gruppe > Einstellen von welcher Materialkategorie Erinnerungen generiert werden sollen. (z.B. für Atemschutzwart die Kategorie Atemschutz)
Status > Filterung welchen Status die Instandhaltung haben muss.
Prüfungstyp > Art der Prüfung einstellen. (z.B. Reperatur, Warnung, Ausscheidung, etc.)

Der Zeitpunkt der Aussendung wird direkt beim Abonnieren getroffen. Dieser bestimmt in welchem Zeitraum eine Instandhaltungserinnerung ausgesendet wird. (1 Tag, 5 Tage, 1 Woche, 2 Wochen, 1 Monat vorher)

Material - Überprüfungssystem Übersicht

Diese Benachrichtigungsart kann verwendet um einen Überblick über die aktuellen, sowie auch vergangene Instandhaltungen der Dienststelle zu erhalten.

Termin-Einstellungen (Konfiguration Benachrichtigung)

Gruppe > Einstellen welche Materialkategorie für diese Benachrichtigung ausgewählt werden soll.
Status > Filterung welchen Status die Instandhaltung haben muss.
Prüfungstyp > Art der Prüfung einstellen. (z.B. Reparatur, Warnung, Ausscheidung, etc.)

Veranstaltung - Kalender Erinnerung

Diese Benachrichtigungsart kann verwendet werden um rechtzeitig über anstehende Veranstaltungen informiert zu werden.

Termin-Einstellungen (Konfiguration Benachrichtigung)

Veranstaltungen > Einstellen ob alle Veranstaltungen oder nur jene mit der Einstellung "Jahresplanung ja" betroffen sein sollen.
Veranstaltung - Vorlage > Definierung welche Veranstaltungs-Vorlage verwendet werden soll.
Fachbereich > Definierung welcher Fachbereich verwendet werden soll. (Feuerwehrausbildung Aktive, Jugendarbeit, etc.)
Typ > Definierung welcher Typ verwendet werden soll. (Schulung, Übung, Videokonferenz, etc.)

Der Zeitpunkt der Aussendung wird direkt beim Abonnieren getroffen. Dieser bestimmt in welchem Zeitraum die Benachrichtigung erfolgen soll. (5,10,15,30,60 Minuten vorher)

Veranstaltung - Übersicht

Diese Benachrichtigungsart kann verwendet werden um eine Übersicht über anstehende Veranstaltungen zu bekommen.

Termin-Einstellungen (Konfiguration Benachrichtigung)

Veranstaltungen > Einstellen ob alle Veranstaltungen oder nur jene mit der Einstellung "Jahresplanung ja" betroffen sein sollen.
Veranstaltungs - Vorlage > Definierung welche Veranstaltungs-Vorlage verwendet werden soll.
Fachbereich > Definierung welcher Fachbereich verwendet werden soll. (Feuerwehrausbildung Aktive, Jugendarbeit, etc.)
Typ > Definierung welcher Typ verwendet werden soll. (Schulung, Übung, Videokonferenz, etc.)

Der Zeitraum der Versand-Einstellungen beeinflusst auch die Liste der Veranstaltungen. Wenn z.B. der Versand wöchentlich passiert, werden auch nur Veranstaltungen angezeigt, welche in dieser Woche stattfinden.

Personal - Geburtstag

Diese Benachrichtigungsart kann verwendet werden um eine Geburtstagserinnerung der Mannschaft zu erhalten.
Der Zeitraum der Versand-Einstellungen beeinflusst dabei auch die Liste der Geburtstage. Wenn z.B. der Versand wöchentlich geschieht, werden auch nur Personen angezeigt, welche in dieser Woche Geburtstag haben.

Personal - Überprüfungssystem Übersicht

Diese Benachrichtigungsart kann verwendet werden um eine Übersicht über die Überprüfungen der Mannschaft zu erhalten.
Zum Beispiel kann der Atemschutzwart einen monatlichen Bericht erhalten, wie es um die Atemschutztauglichkeiten steht.

Termin-Einstellungen (Konfiguration Benachrichtigung)

Prüfung > Einstellen welche Prüfungskategorie für diese Benachrichtigung ausgewählt werden soll. (z.B. Atemschutzuntersuchung, Erste-Hilfe Kurs, etc.)
Gültigkeit > Definierung welchen Status diese Prüfung haben soll. (alle, gültig, Warnung, nicht gültig, Kein Eintrag)