Spendenerfassung im syBOS aktivieren

• Über Finanzen → Spendenerfassung einsteigen.
• Beim Schraubenschlüssel Image RemovedImage Added die Verwendung der Spendenerfassung im syBOS bestätigen, erst dann können die Spenden erfasst werden.
  • Spendenerfassung in syBOS aktivieren: Ja oder Nein
  • Die Ordnungsnummer wird vom Landes-Feuerwehrverband beim BMF abgefragt und für die Feuerwehren eingetragen.
  • Die Steuernummer der Feuerwehr muss vor der Übermittlung in den Einstellungen gespeichert werden (Abfrage aus FinanzOnline - muss durch die Feuerwehr erfolgen!).

Spendenbeleg drucken / freigeben

Spendenbelege einzeln drucken

• Nachdem der Beleg gespeichert wurde, erscheint links oben Funktion wählen Image RemovedImage Added.
• Hier kann nun der Beleg gedruckt oder auch wieder storniert werden.
• Es kann aber, bevor der Spendenbeleg endgültig gedruckt wird, nochmal ein Probedruck erstellt werden. Hierbei wird der Status nicht verändert und es können anschließend die Daten des Beleges bearbeitet werden. Dazu den den Radio-Button bei Probedruck auf Ja belassen, ansonsten auf Nein klicken und fortfahren auswählen.

Alle Belege gesamt drucken

• Weiters ist es möglich, um nicht mehr jeden Beleg händisch zu drucken, alle Belege gemeinsam zu drucken.
  • Hier zu bitte auf der linken Seite bei den Belegen die Hacken setzten bzw. im linken unteren Eck auf alle markieren klicken.
  • Über Funktion wählen → Auswahl drucken/freigeben den Belegdruck starten.
    • Hier kann ebenfalls wieder die Vorlage und die Belegnummer angepasst werden.
    • Weiters kann man hier nochmals einen Probedruck für alle Belege erstellen.
    • Zum endgültigen drucken muss bei "Probedruck das Häkchen auf "Nein" gestellt werden. Erst danach können die Spenden übermittelt werden.
    • Bei Ausgewählte Belege, werden jene Spenden aufgelistet, die zum Drucken ausgewählt wurden.

Status einer Spende

Auf der rechten Seite der erfassten Spende, ist der Beleg-Status sowie der Status Finanzamt (vbPK SA)ersichtlich.

Der Beleg-Status gibt Auskunft darüber, ob der Spendenbeleg bereits gedruckt wurde. Hierzu gibt es folgende Status:

• neu
• gedruckt
• storniert

Der Status bPK Abfrage hingegen, zeigt den Status der überprüften Personendaten an. Diese Daten werden automatisch alle fünf Minuten abgefragt.

Image RemovedImage Added	bPK Abfrage erfolgreich	Sobald alle Spenden diesen Status haben, können sie exportiert werden.
Image Removed Image Added	Kein Treffer	In diesem Fall bitte Vor- und Nachname sowie das Geburtsdatum prüfen. Sollte trotzdem nichts gefunden werden, bitte ebenfalls die Anschrift prüfen. Es könnte weiters sein, dass die Person in Zwischenzeit umgezogen bzw. verstorben ist.
Image Removed Image Added	Ergebnis nicht eindeutig	Bitte Vor- und Nachname sowie das Geburtsdatum prüfen. Sollte dies ebenfalls nichts bringen, bitte genauer nachforschen bzw. eventuell beim Finanzamt nachfragen.
Image Removed Image Added	Organisation VKZ für den Bereich nicht berechtigt	Der Landes-Feuerwehrverband muss als Dienstleister die Feuerwehr für die Spendenerfassung über syBOS beim BMI registrieren. Die Registrierung dauert in etwa zwei bis drei Werktage. In diesem Fall ein Ticket über syBOS verfassen.
Image Removed Image Added	Warte auf bPK Abfrage	In diesem Fall ist die Abfrage noch nicht durchgeführt worden, bzw. kann es sein, das in den Einstellungen die Ordnungsnummer der Dienststelle fehlt.

Übermittlung der Spende an das Finanzamt

• Sobald alle Daten erfasst wurden, müssen diese noch ins FinanzOnline Portal hochgeladen werden.
• Dazu die gesammelten Spenden als XML Datei exportieren.
  • Zum Exportieren auf der linken oberen Seite, auf das BMF-Symbol klicken Image RemovedImage Added.
  • Im nachfolgenden Fenster, werden Infos wie die Anzahl der erfassten sowie die Anzahl der sich im Entwurf befindlichen/noch nicht freigegebenen Datensätze sowie die Datensätze bei denen eine Abfrage des bPK nicht möglich war, angezeigt.
  • Weiters wird man noch darauf hingewiesen, sollte die Steuernummer fehlen.
  • Sind Datensätze für den Export vorhanden, so kann noch unter folgenden Übermittlungstypen ausgewählt werden:
    • Erstübermittlung
    • Änderungsübermittlung
    • Stornoübermittlung 
  • Zum Durchführen des Exportes, rechts unten auf Daten exportieren klicken.
    • Im nachfolgendem Fenster, mit rechter Maustaste auf das Speichern-Symbol Image RemovedImage Added klicken und je nach Browser "Ziel speichern unter", "Link speichern unter" auswählen, um die XML Datei abzuspeichern. (Klickt man normal auf das Speichern-Symbol, so öffnet sich die XML Datei im Browserfenster).

Ablauf im Finanz-Online

• Der Export muss (wie oben beschrieben), im Finanz-Online-Portal importiert werden.
• In Finanz-Online anmelden https://finanzonline.bmf.gv.at/
• In die Produktionsübermittlung (über Eingaben → Übermittlung) wechseln.
  • Bei Art der Erklärung Sonderausgaben auswählen.
  • Bei Datei die vorhin Erstellte .xml Datei auswählen und hochladen.

Kontrollieren ob die Spenden übermittelt wurden

• Im Postausgangsbuch, wird angezeigt, dass die Daten übermittelt wurden.
• Nach ein paar Minuten, bekommt man über die Databox ein Übermittlungsprotokoll, ob die Daten richtig übertragen wurden.
  • Hierzu gibt es folgende Status:
    • OK
    • TOK - Teilweise OK
    • NOK - Nicht OK

Spenden in Excel exportieren

• Zum Exportieren in der Übersicht der Spendenerfassung auf Funktion wählen 

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• Image Added klicken und Export auswählen.
  • Im nachfolgenden Fenster können noch die Spalten ausgewählt werden die der Export beinhalten soll, sowie weiters der Zeitraum eingeschränkt werden.
  • Als Ausgabeformat für den Export stehen Excel (.xlsx) und PDF zur Verfügung.
• Mit Klick auf Export diesen erstellen.