Anlage eines Beschaffungsansuchens

• Über Finanzen → Beschaffung einsteigen.
• Hier werden alle jemals gestellten Beschaffungen der Dienststelle angezeigt.
• Zum Neuanlegen einer Beschaffung, links oben auf das grüne Plus  klicken.
• In der nachfolgenden Auswahl, bitte das Gerät auswählen, das beschafft werden soll.
• Im nächsten Schritt, muss zwischen Neu- und Ersatzbeschaffung ausgewählt werden.
• Nach Klick auf weiter muss noch der Rechnungsempfänger ausgewählt werden (Dienststelle oder Gemeinde), sowie kann eine Anzahl der gewünschten Geräte eingegeben werden.
• Anschließend kommt man in die Stammdaten des Ansuchens.
  • Es werden einem hier nochmals die bereits angegebenen Informationen angezeigt.
  • Auf der rechten Seite, können passende Optionen zum Beschaffungsansuchen ausgewählt werden. (Wenn Optionen zu Verfügung stehen wie z.B. bei einem Atemschutz Grundgerät)
    • Die ausgewählten Zusatzgeräte werden ebenfalls in der angegebenen Stückzahl bestellt.
  • Mit speichern weitermachen.
• Es werden jetzt die Registerkarten Dokumente und Genehmigungsverlauf angezeigt.
  • Bei der Registerkarte Dokumente, sind je nach Ansuchen, diverse Bestätigungen hochzuladen (z.B. Gemeinderatsbeschluss, Rechnungen, etc.)).
    • Hinweis: Erlaubte Dateitypen sind: PDF, PNG und JPEG.
  • Hierzu links unten auf Dokument hinzufügen klicken und im neu öffnenden Fenster, die gewünschte Datei wählen. Gegebenenfalls kann hier noch die Bezeichnung und die Art des Dokumentes angepasst werden.
  • Genehmigungsverlauf
    • Hier werden der Status und die Stellungnahmen der involvierten Personen im Dienstweg angezeigt (Pflichtbereichskommandant, Abschnitts-Feuerwehrkommandant und Bezirks-Feuerwehrkommandant).

Beschaffung weiterleiten

• Ist das Ansuchen fertig ausgefüllt, so muss es vom Kommandanten bzw. einer seiner Stellvertreter weitergeleitet werden.
• Hierzu wie bei den Anträgen, auf das Weiterleitungs-Symbol  klicken.
• Damit das Ansuchen weitergeleitet werden kann, müssen noch die Beschaffungsbedingungen akzeptiert werden.
• Mit Weiterleiten das Ansuchen fertigstellen.

Kontodaten des Förderempfängers hinterlegen

1. Variante → Die Feuerwehr ist der Förderempfänger

• Hierzu unter Kontakte → Dienststellen die eigene Dienststelle auswählen.
• In der Registerkarte Stammdaten die IBAN (und BIC) der Feuerwehr eingeben bzw. bei der Gemeinde hinterlegen.

2. Variante → Die Gemeinde ist der Förderempfänger

• Ebenfalls wie oben über Kontakte → Dienststellen einsteigen und die gewünschte Dienststelle suchen (die der Feuerwehr!).
• Auf der Registerkarte Stammdaten bleiben.
• Rechst neben dem Feld Auftraggeber/Gemeinde auf das Gebäude-Symbol  klicken.
  • Im neu öffnenden Fenster, zu Stammdaten 2 wechseln und dort die Kontodaten (IBAN und BIC) der Gemeinde eintragen.

Förderansuchen anlegen

• Über Finanzen → Förderungsansuchen einsteigen.
• Hier werden alle jemals gestellten Förderansuchen der Dienststelle angezeigt.
• Zum Neuanlegen eines Förderansuchens, links oben auf das grüne Plus  klicken.
• In der nachfolgenden Auswahl, bitte das Gerät auswählen, das gefördert werden soll (scheint das gewünschte Gerät/Material nicht auf, so muss dieses zuerst in der Materialverwaltung angelegt werden).
• Im nächsten Schritt, muss zwischen Neu- und Ersatzbeschaffung ausgewählt werden.
  • Das geplante Beschaffungsjahr ist nur bei Fahrzeugen erforderlich.
  • Weiters muss hier der Förderempfänger ausgewählt werden (Dienststelle oder Gemeinde).
• Anschließend kommt man in die Stammdaten des Ansuchens.
  • Es werden einem hier nochmals die bereits angegebenen Informationen angezeigt.
  • Wenn es sich um eine Ersatzbeschaffung handelt, muss bei bestimmten Geräten unter altes Gerät das zu ersetzende Gerät ausgewählt werden.
  • Mit speichern weitermachen.
• Es werden jetzt die Registerkarten Dokumente und Genehmigungsverlauf angezeigt.
  • Bei der Registerkarte Dokumente, sind je nach Ansuchen, diverse Bestätigungen hochzuladen (z.B. Gemeinderatsbeschluss, Rechnungen, etc.)).
    • Hinweis: Erlaubte Dateitypen sind: PDF, PNG und JPEG.
  • Hierzu links unten auf Dokument hinzufügen klicken und im neu öffnenden Fenster, die gewünschte Datei wählen. Gegebenenfalls kann hier noch die Bezeichnung und die Art des Dokumentes angepasst werden.
  • Genehmigungsverlauf
    • Hier werden der Status und die Stellungnahmen der involvierten Personen im Dienstweg angezeigt (Pflichtbereichskommandant, Abschnitts-Feuerwehrkommandant und Bezirks-Feuerwehrkommandant).

Spendenerfassung im syBOS aktivieren

• Über Finanzen → Spendenerfassung einsteigen.
• Beim Schraubenschlüssel  die Verwendung der Spendenerfassung im syBOS bestätigen, erst dann können die Spenden erfasst werden.
  • Spendenerfassung in syBOS aktivieren: Ja oder Nein
  • Die Ordnungsnummer wird vom Landes-Feuerwehrverband beim BMF abgefragt und für die Feuerwehren eingetragen.
  • Die Steuernummer der Feuerwehr muss vor der Übermittlung in den Einstellungen gespeichert werden (Abfrage aus FinanzOnline - muss durch die Feuerwehr erfolgen!).

Spendenbeleg drucken / freigeben

Spendenbelege einzeln drucken

• Nachdem der Beleg gespeichert wurde, erscheint links oben Funktion wählen .
• Hier kann nun der Beleg gedruckt oder auch wieder storniert werden.
• Es kann aber, bevor der Spendenbeleg endgültig gedruckt wird, nochmal ein Probedruck erstellt werden. Hierbei wird der Status nicht verändert und es können anschließend die Daten des Beleges bearbeitet werden. Dazu den den Radio-Button bei Probedruck auf Ja belassen, ansonsten auf Nein klicken und fortfahren auswählen.

Alle Belege gesamt drucken

• Weiters ist es möglich, um nicht mehr jeden Beleg händisch zu drucken, alle Belege gemeinsam zu drucken.
  • Hier zu bitte auf der linken Seite bei den Belegen die Hacken setzten bzw. im linken unteren Eck auf alle markieren klicken.
  • Über Funktion wählen → Auswahl drucken/freigeben den Belegdruck starten.
    • Hier kann ebenfalls wieder die Vorlage und die Belegnummer angepasst werden.
    • Weiters kann man hier nochmals einen Probedruck für alle Belege erstellen.
    • Zum endgültigen drucken muss bei "Probedruck das Häkchen auf "Nein" gestellt werden. Erst danach können die Spenden übermittelt werden.
    • Bei Ausgewählte Belege, werden jene Spenden aufgelistet, die zum Drucken ausgewählt wurden.

Status einer Spende

Auf der rechten Seite der erfassten Spende, ist der Beleg-Status sowie der Status Finanzamt (vbPK SA)ersichtlich.

Der Beleg-Status gibt Auskunft darüber, ob der Spendenbeleg bereits gedruckt wurde. Hierzu gibt es folgende Status:

• neu
• gedruckt
• storniert

Der Status bPK Abfrage hingegen, zeigt den Status der überprüften Personendaten an. Diese Daten werden automatisch alle fünf Minuten abgefragt.

Übermittlung der Spende an das Finanzamt

• Sobald alle Daten erfasst wurden, müssen diese noch ins FinanzOnline Portal hochgeladen werden.
• Dazu die gesammelten Spenden als XML Datei exportieren.
  • Zum Exportieren auf der linken oberen Seite, auf das BMF-Symbol klicken .
  • Im nachfolgenden Fenster, werden Infos wie die Anzahl der erfassten sowie die Anzahl der sich im Entwurf befindlichen/noch nicht freigegebenen Datensätze sowie die Datensätze bei denen eine Abfrage des bPK nicht möglich war, angezeigt.
  • Weiters wird man noch darauf hingewiesen, sollte die Steuernummer fehlen.
  • Sind Datensätze für den Export vorhanden, so kann noch unter folgenden Übermittlungstypen ausgewählt werden:
    • Erstübermittlung
    • Änderungsübermittlung
    • Stornoübermittlung 
  • Zum Durchführen des Exportes, rechts unten auf Daten exportieren klicken.
    • Im nachfolgendem Fenster, mit rechter Maustaste auf das Speichern-Symbol  klicken und je nach Browser "Ziel speichern unter", "Link speichern unter" auswählen, um die XML Datei abzuspeichern. (Klickt man normal auf das Speichern-Symbol, so öffnet sich die XML Datei im Browserfenster).

Ablauf im Finanz-Online

• Der Export muss (wie oben beschrieben), im Finanz-Online-Portal importiert werden.
• In Finanz-Online anmelden https://finanzonline.bmf.gv.at/
• In die Produktionsübermittlung (über Eingaben → Übermittlung) wechseln.
  • Bei Art der Erklärung Sonderausgaben auswählen.
  • Bei Datei die vorhin Erstellte .xml Datei auswählen und hochladen.

Kontrollieren ob die Spenden übermittelt wurden

• Im Postausgangsbuch, wird angezeigt, dass die Daten übermittelt wurden.
• Nach ein paar Minuten, bekommt man über die Databox ein Übermittlungsprotokoll, ob die Daten richtig übertragen wurden.
  • Hierzu gibt es folgende Status:
    • OK
    • TOK - Teilweise OK
    • NOK - Nicht OK

Spenden in Excel exportieren

• Zum Exportieren in der Übersicht der Spendenerfassung auf Funktion wählen  klicken und Export auswählen.
  • Im nachfolgenden Fenster können noch die Spalten ausgewählt werden die der Export beinhalten soll, sowie weiters der Zeitraum eingeschränkt werden.
  • Als Ausgabeformat für den Export stehen Excel (.xlsx) und PDF zur Verfügung.
• Mit Klick auf Export diesen erstellen.

Vorbereitung vor der ersten Verrechnung

• Die Einstellungen für die Verrechnung, sind unter Finanzen → Verrechnung beim Schraubenschlüssel links oben zu finden.
• Im Feld "Letzte verwendete Belegnummer" wird einer fortlaufende Rechnungsnummer eingetragen (nur nummerisch).
• Pro Dienststelle kann eine E-Mail-Adresse für die Weiterleitung hinterlegt werden. (durch Klick auf die drei Punkte bei E-Mail Benachrichtigung, kann ein syBOS-Benutzer ausgewählt werden, der nach der Einsatzweiterleitung eine Benachrichtigung bekommt)
• Es können weiters wie oben erwähnt, zwei Rechnungs-Vorlagen hinterlegt werden (eine Muster-Rechnungsvorlage, ist bereits vorhanden. Die Platzhalter müssen genau so geschrieben werden, wie unten beschrieben).

Platzhalter für die Vorlage

Preisschemas (Preislisten)

Es ist derzeit eine Preisliste definiert. Diese wird auf Grund der aktuellen Tarifordnung erstellt.

Neue Rechnung erstellen

• In die Verrechnung über Finanzen → Verrechnung einsteigen.
• Links oben auf das grüne Plus klicken.
• Art der Rechnung auswählen und mit fortfahren weiter.
• In dieser Ansicht werden die weitergeleiteten Einsätze angezeigt. Durch klicken auf den gewünschten Einsatz, wird dieser ausgewählt.
  • Lässt sich ein Einsatz nicht auswählen, ist der Einsatz bereits verrechnet worden oder es wurde beim Einsatz kein Rechnungsempfänger eingetragen (Registerkarte "Beteiligte Personen").
• Wurde ein Einsatz ausgewählt, wird ein neues Fenster geöffnet. In diesem Fenster können die Stammdaten zu der Rechnung eingetragen/geändert werden.
  • Einsatz/Dienst - Detailansicht des Einsatzberichtes.
  • Rechnungsdatum - Datum der Rechnung.
  • Rechnungsnummer - Fortlaufende Rechnungsnummer.
  • Rechnungsempfänger - Durch Klick auf die drei Punkte, kann der Empfänger ergänzt/geändert werden.
  • Rechnungs-Text - Kommt aus dem Einsatzbericht, kann aber auch für die Rechnung angepasst werden.
  • Textbausteine - Derzeit nichts hinterlegt.
  • Auswahl Preisschema - Auswahl der Tarifordnung.
  • Positionen automatisch ermitteln - Es können folgende Positionen automatisch aus dem Einsatz übernommen werden:
    • Mannschaftskosten
    • Fahrzeuge und Geräte
    • Verbrauchsartikel
  • Nachbarschaftshilfe - sind Nachbarschaftshilfen zu dem Einsatz verfügbar, werden diese hier angezeigt.
  • Status - Status der Rechnung
  • Mit Klick auf speichern wird die Rechnung angelegt und eine Rechnungsnummer wird generiert.

• Nachdem gespeichert wurde, wird eine neue Registerkarte Positionen angezeigt.
  • In dieser Liste werden die Rechnungspositionen automatisch aus dem Einsatzbericht übernommen und können ergänzt werden.
  • Durch klick auf die einzelne Position, kann diese beliebig verändert werden.
    • Bezeichnung - kommt aus syBOS.
    • Anzahl - Anzahl der Einheiten, die aufgebracht wurden.
    • Einheit - Verrechnungseinheit z.B. Pauschal oder Stk.
    • Einzelpreis - wird aus der Preisliste übernommen.
    • Preis - wird automatisch errechnet.
  • Position hinzufügen
    • Geräte und Fahrzeuge können durch Klick auf den Button Material & Geräte hinzufügen hinzugefügt werden.
    • Ölbinde-, Schaummittel usw. können über Verbrauchsartikel hinzufügen eingefügt werden.
    • Zusätzliche Mannstunden werden durch klick auf Mannschaftskosten hinzufügen eingetragen.
    • Bei Freie Positionen hinzufügen, kann man wie der Name schon sagt, eine Art Textfeld eingefügt werden, in diese ein beliebiger- Text bzw. eine Position eingetragen werden kann.
    • Ebenso ist es möglich, dass auf den Einsatz ein Rabatt gegeben werden kann. Das ist über Rabatt hinzufügen möglich.

Rechnung abschließen und Drucken

• Um eine Rechnung zu Drucken, links oben über Funktion wählen → Rechnung drucken auswählen.
  • Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem die Rechnungsvorlage ausgewählt werden kann. Nach der Auswahl auf fortfahren klicken, jetzt wird die Rechnung angezeigt.
• Der Punkt Funktion wählen → Positionen drucken ist dafür gedacht, speziell für Rechnungen mit Nachbarschaftshilfen. In dieser Liste werden pro Dienststelle die Positionen angeführt.