Vorbereitung vor der ersten Verrechnung

• Die Einstellungen für die Verrechnung, sind unter Finanzen → Verrechnung beim Schraubenschlüssel links oben zu finden.
• Im Feld "Letzte verwendete Rechnungs-Nr." wird Belegnummer" wird einer fortlaufende Rechnungsnummer eingetragen (nur nummerisch).
• Pro Dienststelle kann eine E-Mail-Adresse für die Weiterleitung hinterlegt werden. (durch Klick auf die drei Punkte bei E-Mail Benachrichtigung, kann ein syBOS-Benutzer ausgewählt werden, der nach der Einsatzweiterleitung eine Benachrichtigung bekommt)
• Es können weiters wie oben erwähnt, zwei Rechnungs-Vorlagen hinterlegt werden (eine Muster-Rechnungsvorlage, ist bereits vorhanden. Die Platzhalter müssen genau so geschrieben werden, wie unten beschrieben).

Platzhalter für die Vorlage

Preisschemas (Preislisten)

Es ist derzeit eine Preisliste definiert. Diese wird auf Grund der aktuellen Tarifordnung erstellt.

Neue Rechnung erstellen

• In die Verrechnung über Finanzen → Verrechnung einsteigen.
• Links oben auf das grüne Plus klicken.
• Art der Rechnung auswählen und mit fortfahren weiter.
• In dieser Ansicht werden die weitergeleiteten Einsätze angezeigt. Durch klicken auf den gewünschten Einsatz, wird dieser ausgewählt.
  • Lässt sich ein Einsatz nicht auswählen, ist der Einsatz bereits verrechnet worden oder es wurde beim Einsatz kein Rechnungsempfänger eingetragen (Registerkarte "Beteiligte Personen").
• Wurde ein Einsatz ausgewählt, wird ein neues Fenster geöffnet. In diesem Fenster können die Stammdaten zu der Rechnung eingetragen/geändert werden.
  • Einsatz/Dienst - Detailansicht des Einsatzberichtes.
  • Rechnungsdatum - Datum der Rechnung.
  • Rechnungsnummer - Fortlaufende Rechnungsnummer.
  • Rechnungsempfänger - Durch Klick auf die drei Punkte, kann der Empfänger ergänzt/geändert werden.
  • Rechnungs-Text

• •  - Kommt aus dem Einsatzbericht, kann aber auch für die Rechnung angepasst werden.
  • Textbausteine - Derzeit nichts hinterlegt.
  • Auswahl Preisschema - Auswahl der Tarifordnung.
  • Positionen automatisch ermitteln - Es können folgende Positionen automatisch aus dem Einsatz übernommen werden:
    • Mannschaftskosten
    • Fahrzeuge und Geräte
    • Verbrauchsartikel
  • Nachbarschaftshilfe - sind Nachbarschaftshilfen zu dem Einsatz verfügbar, werden diese hier angezeigt.
  • Status - Status der Rechnung
  • Mit Klick auf speichern wird die Rechnung angelegt und eine Rechnungsnummer wird generiert.

• Nachdem gespeichert wurde, wird eine neue Registerkarte Positionen angezeigt.
  • In dieser Liste werden die Rechnungspositionen automatisch aus dem Einsatzbericht übernommen und können ergänzt werden.
  • Durch klick auf die einzelne Position, kann diese beliebig verändert werden.
    • Bezeichnung - kommt aus syBOS.
    • Anzahl - Anzahl der Einheiten, die aufgebracht wurden.
    • Einheit - Verrechnungseinheit z.B. Pauschal oder Stk.
    • Einzelpreis - wird aus der Preisliste übernommen.
    • Preis - wird automatisch errechnet.
  • Position hinzufügen
    • Geräte und Fahrzeuge können durch Klick auf den Button Material & Geräte hinzufügen hinzugefügt werden.
    • Ölbinde-, Schaummittel usw. können über Verbrauchsartikel hinzufügen eingefügt werden.
    • Zusätzliche Mannstunden werden durch klick auf Mannschaftskosten hinzufügen eingetragen.
    • Bei Freie Positionen hinzufügen, kann man wie der Name schon sagt, eine Art Textfeld eingefügt werden, in diese ein beliebiger- Text bzw. eine Position eingetragen werden kann.
    • Ebenso ist es möglich, dass auf den Einsatz ein Rabatt gegeben werden kann. Das ist über Rabatt hinzufügen möglich.

Rechnung abschließen und Drucken

• Um eine Rechnung zu Drucken, links oben über Funktion wählen → Rechnung drucken auswählen.
  • Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem die Rechnungsvorlage ausgewählt werden kann. Nach der Auswahl auf fortfahren klicken, jetzt wird die Rechnung angezeigt.
• Der Punkt Funktion wählen → Positionen drucken ist dafür gedacht, speziell für Rechnungen mit Nachbarschaftshilfen. In dieser Liste werden pro Dienststelle die Positionen angeführt.