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Ortner Alexander, last updated on Jan 31, 2024
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Allgemeiner Überblick über die Personal-Liste
Folgende Punkte sind erwähnenswert:
- Funktion wählen (Umfasst weitere Funktionalitäten mit der Liste)
- Adressliste-Export
- Leistungsübersicht
- Listen-Druck
- Stammdaten-Druck
- Statistik
- Suchfeld (Berücksichtigt werden die Spalten: Suchbegriff, Dienststelle, Bezeichnung und Straße)
- Listenauswahl (Die Liste mit verschiedenen Einstellungen gefiltert werden)
- [+]mehr (Weitere Filterkriterien sind möglich)
- Export XLSX (Die Liste wird wie angezeigt als Excel Dokument exportiert)
- Auswahl der Person (Durch Klick auf den Namen, wird das Stammdatenblatt der Person geöffnet.
Weiteren Funktionen in der Personal-Liste (Funktion wählen)
Adressliste-Export
Mithilfe der Funktion Adressliste-Export ist es möglich ein Excel Dokument mit Daten der Mitglieder zu exportieren.
Die Einstellungen dazu können, vor dem Export, in einem Dialog beliebig zusammengestellt werden.
Leistungsübersicht
Mit der Leistungsübersicht ist es möglich ein Excel Dokument zu generieren, mit welchem ersichtlich wird wie viele Stunden für welche Leistungen und von wem erbracht wurden.
Die Einstellungen dazu können, vor dem Export, in einem Dialog beliebig zusammengestellt werden.
Zu erwähnen ist, dass die Stunden auf "nur ausgewählte Dienstelle" sowie auch "unabhängig der Dienststelle" ausgewertet werden können.
Listen-Druck
Der Liste-Druck umfasst mehrere verschiedene Export Möglichkeiten.
Auszug aus den Möglichkeiten:
- Angehörigen Liste
- Anwesenheitsliste
- Ausbildungsplanungs-Matrix
- Bewerterpunkte / Jahre
- Dienstjahre
- Geburtstagsliste
- Laufzettel-Matrix
- Leistungsabzeichen-Matrix
- Personalstandsmatrix
- Telefonliste
- Zertifikats-Matrix
Stammdaten-Druck
Der Stammdaten-Druck wird verwendet um Stammdatenblätter von der Mannschaft zu generieren.
Die Einstellungen dazu können, vor dem Export, in einem Dialog beliebig zusammengestellt werden.
Statistik
Die Funktion Statistik umfasst verschiedenste Auswahlmöglichkeiten:
- Jahresstatistik
- Anzahl Mitgliedschaften
- Verfügbarkeit
- Diagramme
- Personal
- Fahrzeuge
- Einsätze
Beispiel für einen Adressliste-Export
Beispiel für die Leistungsübersicht
Beispiel des Stammdatenblattes
Personal Verwaltung
Personal
Durch Klick auf eine Person in der Personal-Liste öffnen sich die Stammdaten der Person. Hier werden verschiedenste Daten erfasst und bearbeitet.
Folgende Punkte sind erwähnenswert:
- Funktion wählen (Umfasst weitere Funktionalitäten in Bezug auf die Person. Auszug davon)
- Stammdatendruck
- Personal-Assistent
- Änderungsprotokoll - (Anzeige aller Änderungen am Datensatz)
- Zertifikate anzeigen (Zertifikate, Teilnahmen an Lehrgängen und Ausweise sind hier ersichtlich)
- Weitere Reiter / Tabs
- Stammdaten - (Allgemeine Daten zur Person)
- Persönliche Daten
- Weitere Daten - (Hier befindet sich z.B. das Angelobungsdatum)
- Allgemeine Gruppen - (z.B. Hilfssäckel)
- Eigene Gruppen
- Personalstand - (Mitgliedschaften, Dienstgrade, Funktionen, Einheiten, etc.)
- Dokumente - (DSGVO, Führerscheine, etc.)
- Zugriff - (Welche Dienststelle hat Zugriff auf den Datensatz und kann dieses bearbeiten)
- Leistungen - (Einsätze, Veranstaltungen, Tätigkeiten, Lehrgänge, Bewerbe)
- Ausstattung - (Zugewiesenes Material wie z.B. Bekleidung)
- Laufzettel - (Truppmannausbildung, Truppführerausbildung)
- Angehörige
- Alarmierungsziele - (Telefonbenachrichtigung)
- als "Persönliche Daten" markieren (Dadurch werden E-Mail Adressen und Nummern anderen Feuerwehrmitgliedern nicht angezeigt)
Anzeige der Personaldaten
Personalstand
Der Reiter Personalstand ist einer der wichtigsten in der Personal-Verwaltung. Ersichtlich sind hier nicht nur die Mitgliedschaften sondern auch Funktionen, Einheiten, Leistungsabzeichen und vieles mehr.
- Listenauswahl - Hier kann nach gewissen Typen gefiltert werden
- Anzeige der Datensätze - Es können nur "aktuelle" oder "alle" Datensätze angezeigt werden
- Zuordnung hinzufügen - Mit diesem Button können neue Einträge erstellt werden.
Gewissen Funktionen wie z.B. Kommandant werden vom LFK eingetragen und können nicht bearbeitet werden.
Weiters werden z.B. auch Leistungsabzeichen automatisch eingetragen.
Anzeige Reiter Personalstand
Personal-Assistent
Zu finden unter "Funktion wählen".
Der Personal-Assistent unterstützt bei folgenden Aufgaben:
- Austritt / Versterben einer Person
- Überstellung zu einer anderen Dienststelle als "Einsatzberechtigt" oder "Aktiv"
- zum Druck diverser Dokumente
Austritt / Versterben einer Person
Wird beim Personal-Assistent die Auswahl "Austritt/Verstorben" gewählt hat man die Möglichkeit den Austrittsgrund anzugeben, sowie das Datum des Stichtages anzugeben.
Mit dem Klick auf "Vorschau" öffnet sich das nächste Fenster mit einer Auflistung, welche Attribute beendet werden.
Durch den Klick auf "Änderungen durchführen" werden die Datensätze beendet.
Übertritt Dienststelle
Mit der Auswahl "Übertritt Dienststelle" wird es uns ermöglicht ein Mitglied der eigenen Feuerwehr an eine andere Feuerwehr zu überstellen.
Teilweiser Übertritt (Einsatzberechtigt)
Mitglied wird Einsatzberechtigt bei einer anderen Dienststelle, bleibt in meiner Feuerwehr aber aktives Mitglied.
- Das Übertrittsdatum ist der Stichtag
- Neue Dienststelle wo das Mitglied hinzugefügt werden soll
- Neue Mitgliedschaft → Einsatzberechtigt
Wichtig!
Nach dem Klick auf "Vorschau" werden alle Datensätze angezeigt die beendet werden können. Hier müssen alle Häkchen abgewählt sein. Ansonsten werden sämtliche Datensätze der Person in der eigenen Feuerwehr beendet. (Siehe Screenshot rechts)
Vollständiger Übertritt
Mitglied verlässt die derzeitige Feuerwehr und wird aktives Mitglied bei einer anderen Dienststelle.
- Das Übertrittsdatum ist der Stichtag
- Neue Dienststelle wo das Mitglied hinzugefügt werden soll
- Neue Mitgliedschaft → Aktiv / Reserve / Jugend
Nach dem Klick auf "Vorschau" werden alle Datensätze angezeigt die beendet werden können. In diesem Fall werden alle Häkchen gewählt, da das Mitglied die derzeitige Dienststelle verlässt und alle Datensätze beendet werden können.
Problemlösung
Sollte es passieren, dass Datensätze/Mitgliedschaften unabsichtlich durch eine falsche Verwendung des Personal-Assistenten beendet werden, so ist es möglich diese folgendermaßen wiederherzustellen:
- Reiter Personalstand → Bei den Filterkriterien den Filter "heute aktuell" auf "Alle" umstellen
- Nun sind auch Mitgliedschaften/Dienstgrade etc. ersichtlich, welche bereits beendet wurden.
- Die Datensätze, welche unabsichtlich beendet wurden öffnen und das "Bis-Datum" entfernen.
- Bestimmte Datensätze wie z.B. DSGVO können nicht durch die Feuerwehr wiederhergestellt werden. Dazu bitte eine Mail an Office@ooelfv.at senden.
- Reiter Zugriff
- Die Feuerwehrdienststellen, wo eine Mitgliedschaft besteht brauchen einen Zugriff auf den Datensatz.
- Diese müssen wieder eingefügt werden.
Formular-Druck
Mithilfe des Formular-Druck können verschiedenste Dokumente gedruckt werden. Dabei werden die Personaldaten aus den Stammdaten herangezogen und in das Dokument eingepflegt.
Folgende Kategorien und Vorlagen stehen aktuell zu Verfügung:
- Anträge | Formulare
- Hepatitis B Impfung Erhebungsbogen
- Bescheid | Dektrete
- Bescheid Bestellung KDO
- Datenschutz
- Einwilligungserklärung DSGVO
- Sonstiges
- Dienstausweisübergabe
- Schlüsselübergabe
- Teilnahmebestätigung ASLT
- Urkunden
- Beförderung bis OBM
- Dankesurkunde
- Ehrendienstgrad
- Ernennung ab OBM
Übertritt Dienststelle
Teilweiser Übertritt (Einsatzberechtigt)
Vollständiger Übertritt (Aktiv, Reserve, Jugend)
Formular-Druck Beispiel
Mitgliedschaft außerhalb Oberösterreichs
Der Oö. LFV hat eine Möglichkeit geschaffen Mitgliedschaften von Mitgliedern außerhalb von OÖ in syBOS zu erfassen.
Die Eintragung einer Mitgliedschaft außerhalb von OÖ kann lediglich durch das Landes-Feuerwehrkommando durchgeführt werden.
Um sämtliche notwendigen Informationen zu erhalten, ist eine Meldung mittels Formular notwendig.
Nach Übermittlung des Formulars wird dem Mitglied die Mitgliedschaft im jeweiligen Bundesland eingetragen.
Die eingetragene Mitgliedschaft außerhalb von OÖ zählt ebenfalls zu den Dienstzeiten für die Feuerwehrdienstmedaille und wird im Vorschlags-System mit eingerechnet!